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Bürokauffrau - Referat
Bürokauffrau
Immer freundlich, bestens organisiert und den absoluten Überblick über innerbetriebliche Abläufe - so stellt man sich eine perfekte Bürokauffrau vor.
Wer dieses Ziel anstrebt, muss eine Menge lernen. Aber danach stehen auch viele Möglichkeiten offen, die Karriereleiter zu erklimmen.
1.Aufgaben und Tätigkeiten
1.1 Beschreibung
Bürokaufleute erledigen alle kaufmännisch-verwaltenden und organisatorischen Tätigkeiten innerhalb eines Betriebes, einer Behörde oder eines Verbandes und sorgen dafür, dass die betrieblichen Informations- und Kommunikationsflüsse funktionieren.Büroberufe, sind sogenannte Querschnittsberufe, das heisst Bürokauffrauen werden in allen Wirtschaftszweigen, Branchen und Betriebsgrößen eingesetzt,d.h. man kann sie eigentlich überall gebrauchen,wo ein Büro ist.Dieser Beruf ist branchenübergreifend. Man kann ihn in Betrieben des Handels,der Industrie, des Handwerks,im Dienstleistungssektor und in den freien Berufen ausüben.
1.2 Aufgaben und Tätigkeiten
Sie befassen sich vor allem mit dem betrieblichen Auftrags- und Rechnungswesen, mit Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Statistiken, mit Haus- und Grundstücksverwaltung sowie mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
Außerdem planen sie die Büroorganisation.
Die Termine werden auch von ihnen gemacht und überwacht.
Mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) und Textverarbeitungsgeräten erledigen sie den anfallenden Schriftverkehr und kümmern sich um Steuer- und Versicherungsfragen, Bestands- und Verkaufszahlen.
Im Rahmen der Auftragsabwicklung erstellen sie Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und leiten erforderliche Mahnverfahren ein.
Wenn sie in der Lagerwirtschaft tätig sind, prüfen und lagern sie die eintreffende Ware, kontrollieren die Lagerbestände, erstellen Statistiken und überwachen die Lagerkosten. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören. Um ihre vielseitigen Aufgaben effizient erledigen zu können, müssen sich Bürokaufleute gut in der Handhabung der aktuellen Hard. und Software auskennen.
Sie erstellen Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und Zwischenbilanzen zur laufenden Berichterstattung und Betriebskontrolle, schreiben und kontieren Rechnungen. Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, sichten die eingehende Post, nehmen Aufträge entgegen, prüfen Eingangsrechnungen und klären Differenzen ab. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, Rechnungsunterlagen zusammenzustellen, Zahlungsein- und -ausgänge zu prüfen und bei Zahlungsverzug auch Mahnungen zu verschicken.
In der Lagerwirtschaft erfassen und kontrollieren sie den Lagerbestand, prüfen zusammen mit den Lageristen die Qualität der eintreffenden Waren . Da sie in der Personalverwaltung tätig sind, bearbeiten und verwalten sie unter Beachtung des Datenschutzes Anfragen, Bewerbungen sowie Personalakten und erledigen die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zum Teil wirken sie auch bei Abstimmungen mit den Sozialversicherungsträgern mit.
Eine Bürokauffrau sollte sich gut mit der Rechtschreibung und Zeichensetzung auskennen.Außerdem wird von ihr ein gutes Zahlenverständnis vorausgesetzt.
Hier sind nochmal Stichpunktartig die Kernaufgaben einer Bürokauffrau aufgegliedert:
-Aufsicht, Leitung
-Auftragsbearbeitung
-Aus- und Fortbildung
-Einkauf
-Kalkulation
-Kostenrechnung
-Kundenbetreuung
-Lagerwirtschaft
-Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
-Personalwesen
-Rechnungswesen
-Verkauf
-Versand
-Vertrieb
2.Ausbildung
2.1 Ausbildungsdauer
Die Ausbildung dauert drei (3) Jahre.
Bei überragenden Leistungen kann der Azubi vorzeitig zur Abschlussprüfung zugelassen werden. Sie kann bei vorherigem Besuch eines Berufsgrundschuljahres oder einer Berufsfachschule im Bereich Wirtschaft und Verwaltung auf zwei (2) Jahre verkürzt werden.
Die Ausbildung gehört zu dem dualen Ausbildungssystem, das heißt die Ausbildung findet in dem Betrieb und in der Berufsschule statt.
2.2Ausbildungsinhalte
2.2.1 Ausbildungsbetrieb
Im Ausbildunsbetrieb lernen die Auszubildenden folgende Tätigkeiten:
Wie die betrieblichen Arbeits- und Organisationsmittel zu handhaben sind, u.a. Büromaschinen und -geräte, Vordrucke und Vervielfältigungsgeräte.
Welche bürowirtschaftlichen Arbeiten anfallen, z.B. Postbearbeitung, Registraturarbeiten, Führen von Karteien und Dateien.
Wie die Daten für die Erstellung von Statistiken beschafft , aufbereitet sowie darstellt und wie schon erstellte Statistiken ausgewertet werden.
Wie die Texte formuliert und gestaltet werden und wie man Textverarbeitungsgeräte handhabt.
Was auch sehr wichtig in diesen Beruf ist,dass man weiß wie man betriebliche Arbeitsaufgaben mit Hilfe von Bürokommunikationstechniken löst.
Außerdem noch, welche Einsatzbereiche der Datenverarbeitung es für kaufmännische Anwendungen gibt .
Wie man Kosten und Erträge betrieblicher Leistungen darstellt.
Was man für die Buchführung wissen muss, z.B. wie Belege erfasst oder Kontokorrent-, Bestands- und Erfolgskonten geführt werden .
Welche Aufgaben bei der Kostenrechnung zu erfüllen sind .
Welche Möglichkeiten der Personalplanung existieren .
Welche Vorgänge im Rahmen der Personalverwaltung zu bearbeiten sind, z.B. Bearbeitung von Bewerbungen oder Personalunterlagen.
Wie man die für die Entgeldabrechnung erforderlichen Daten erfasst und bearbeitet .
Wie man Bürotätigkeiten plant, organisiert und durchführt .
Wie der Arbeitsablauf bei der Auftrags- und Rechnungsbearbeitung aussieht .
Und dann noch worauf es bei der Lagerhaltung ankommt und wie der Materialbestand erfasst, geführt und kontrolliert wird.
2.2.2Berufsschule
Im theoretischen Unterricht der Berufsschule erwirbt man grundlegende Kenntnisse über:
die allgemeine Wirtschaftslehre
die spezielle Wirtschaftslehre
das Rechnungswesen
das Informationsverarbeitung
2.2.3Anfallende Ausbildungsstunden
(Beispiel,kann auch anders ausfallen)
(Immer das Fach und dahinter die Ausbildungsstunden)
Deutsch 120
Religion/ Ethik 120
Sozialkunde 120
Sport 120
Fortgeführte Fremdsprache 120
Allgemeine Wirtschaftslehre 200
Spezielle Wirtschaftslehre 200
Rechnungswesen 320
Informationsverarbeitung(Daten- und Textverarbeitung) 240
Fachpraktischer Unterricht 690
davon Betriebspraktikum 2880
Wahlpflichtunterricht Multimediatechniken 120
Gesamt 4560 Stunden
2.3 Vorkenntnisse und Voraussetzungen
Sie sollten einen Schulabschluss mit guten Leistungen mitbringen.
Für diesen Beruf benötigt man die Mittlere Reife,sprich Realschulabschluss oder einen sehr guten Hauptschulabschluss.
Aber Voraussetzung ist auch ein Abschluss der höheren Handelsschule.
Besonders gute Noten in Deutsch und Mathematik.
Natürlich spielt auch die persönliche Qualifikation eine entscheidende Rolle:
Im Umgang mit Kunden und Kollegen ist die Bürokauffrau kontaktfreudig, aufgeschlossen und hilfsbereit.
Gutes Auftreten und ein gepflegtes Äußeres sind für sie selbstverständlich.
Ihre sprachlichen Fähigkeiten kann sie auch schriftlich einsetzen.
Wirtschaftliche, kaufmännische und finanztechnische Zusammenhänge interessieren sie. Mit persönlichem Engagement will sie beruflich vorankommen. Computerkenntnisse und ein grundlegendes technisches Verständnis sollte sie auch mitbringen.
2.3.1 Ausbildungsvergütung
Im ersten Ausbildungsjahr bekommt man ca. 450 € ,
im Zweiten ca. 525 € und im Dritten dann ca. 550 € .
Dies ist nur die durchschnittliche Ausbildungsvergütung,sie wird tarifvertraglich festgelegt.
Für die Auszubildenden ist die Ausbildung im Betrieb kostenfrei.
2.4 Erforderliche Prüfungen
2.4.1 Zwischenprüfung
Zur Ermittlung des Ausbildungsstandes wird eine Zwischenprüfung durchgeführt.
Sie besteht aus schriftlichen Aufgaben und soll in der Mitte des 2. Ausbildungsjahres stattfinden.
Sie bezieht sich auf die Inhalte der betrieblichen Ausbildung des 1. Ausbildungsjahres und den Lehrstoff des Berufsschulunterrichts, soweit er für die Berufsausbildung wesentlich ist.
2.4.2 Abschlussprüfung
In der Abschlussprüfung soll die Befähigung zur Ausübung einer qualifizierten beruflichen Tätigkeit geprüft werden, die selbstständiges Planen, Durchführen und Kontrollieren einschließt.
Die Prüfung besteht aus einem schriftlichen und praktischen Teil und erstreckt sich auf die Inhalte der betrieblichen Ausbildung und den Lehrstoff des Berufsschulunterrichts, soweit er für die Berufsausbildung wesentlich ist.
In der schriftlichen Prüfung, die insgesamt höchstens 4 Stunden dauert, wird in den folgenden Prüfungsfächern je eine Arbeit angefertigt:
-Bürowirtschaft
-Rechnungswesen
-Wirtschafts- und Sozialkunde
In der praktischen Prüfung, die insgesamt höchstens 2 1/2 Stunden dauert, werden in den folgenden Fächern Aufgaben bearbeitet:
-Auftragsbearbeitung und Büroorganisation:
Bearbeiten einer praxisbezogenen Aufgabe mit Arbeits- und Organisationsmitteln, mit anschließendem Prüfungsgespräch
-Informationsverarbeitung:
3 praxisbezogene Aufgaben aus den Gebieten Bürowirtschaft und Statistik, Buchführung und Personalwesen
Bei nicht eindeutigen Prüfungsergebnissen in der schriftlichen Prüfung kann eine zusätzliche mündliche Prüfung durchgeführt werden.
Die Prüfung ist bestanden, wenn in der schriftlichen und praktischen Prüfung mindestens ausreichende Leistungen erbracht sind.
Nicht bestandene Abschlussprüfungen können nach dem Berufsbildungsgesetz zweimal wiederholt werden.
Die Prüfung wird bei der Industrie- und Handelskammer beziehungsweise bei der Handwerkskammer abgelegt.
2.5 Ausbildungsform
Es handelt sich um eine duale Ausbildung, die nach dem Berufsbildungsgesetz [(BBiG) siehe 3.Gesetze und Regelungen] und der Handwerksordnung (HwO) bundesweit geregelt ist.Duale Ausbildung bedeutet,dass man z.B. 2Tage in der Woche zur Berufsschule geht und 3 Tage in der Woche in den Ausbildungsbetrieb.
Die Ausbildung erfolgt überwiegend im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschule.
Außerdem gibt es noch das Blocksystem,bei diesem System gehen die Auszubildenden eine längere Zeit in die Berufsschule un dann wieder eine längere Zeit in den Ausbildungsbetrieb.
2.6 Berufsfeldzuordnung
Der Ausbildungsberuf ist dem Berufsfeld Wirtschaft und Verwaltung, im Schwerpunkt liegt die Bürowirtschaft und die kaufmännische Verwaltung (Berufsfeld I, Schwerpunkt B) zugeordnet.
Die Abschlussbezeichnung des Berufes lautet Bürokaufmann/frau.
3.Gesetze und Regelungen
· Verordnung über die Berufsausbildung zum Bürokaufmann/zur Bürokauffrau vom 13.02.91 (BGBL S. 425)
· Rahmenlehrplan für den Ausbildungsberuf Bürokaufmann/-kauffrau, Beschluss der Kultusministerkonferenz vom 29.05.91
· Berufsbildungsgesetz (BBiG) vom 14.08.69, zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 23.12.02 (BGBI. I S. 4621)
· Verordnung über die Anrechnung auf die Ausbildungszeit in Ausbildungsberufen der gewerblichen Wirtschaft – Anrechnung des Besuchs eines schulischen Berufsbildungsjahres und einer einjährigen Berufsfachschule (Berufsgrundbildungsjahr-Anrechnungs-Verordnung) vom 17.07.78, geändert am 10.03.88
· Berufsfachschul-Anrechnungsverordnung gewerbliche Wirtschaft vom 04.07.72 (BGBL S. 1155), zuletzt geändert am 22.06.73 (BGBL S. 665)
· Unterweisungspläne für die Lehrgänge der überbetrieblichen beruflichen Bildung zur Anpassung an die technische Entwicklung in den handwerklichen Berufen
4. Arbeitsumfeld
4.1 Personen
Bürokauffrauen haben mit:
Arbeitskollegen
Lieferanten
Vertreter
Kunden
und Vorgesetzten zu tun.
4.2 Arbeitsplatz
Sie arbeitet meist im Büro oder ist bei den Kunden um Kundengespräche zu führen.
Oft arbeitet sie auch in Lagern oder Lagerhallen.
Ihre Arbeitsmaterialen sind:
Computer, Telekommunikationsmittel sowie andere Bürogeräte und -materialien.
Zu ihren Arbeitsunterlagen gehören neben Terminkalendern, Quittungen, Lagerbüchern und Akten auch Statistiken, rechtliche Bestimmungen und Tarifverträge.
4.2.1 Risiken
Vor der Berufstätigkeit
Bei folgenden Gegebenheiten sollte vor der Berufstätigkeit der Arzt/die Ärztin eingeschaltet werden:
-Funktionseinschränkungen der Wirbelsäule, der Arme oder Hände
-Nicht ausreichend korrigierbares Nahsehvermögen
-Wesentliche, nicht korrigierbare Hörminderung
-Seelische Leiden, schwere Persönlichkeitsstörungen
-Erkrankungen des Zentralnervensystems, insbesondere Krampfanfälle
-Alkohol- oder Drogensucht
-Wesentliche Sprachfehler
Um in diesem Beruf tätig zu sein,müssen folgende Funktionen funktionstüchtig sein:
-Funktionstüchtigkeit der Wirbelsäule, Arme und Hände (Bedienen der Bürokommunikationsgeräte / Schreiben am PC)
-Handgeschicklichkeit für beidhändiges Arbeiten
-Normales (auch korrigiertes) Sehvermögen für die Nähe (Bildschirmtauglichkeit)
-Normales (auch korrigiertes) Hörvermögen(Telefonkommunikation)
-Normales Sprechvermögen (Verhandeln mit Kunden, Lieferanten und Behörden)
Die körperlichen Aspekte dieses Berufes sind Folgende:
-Körperlich leichte Arbeit in geschlossenen, temperierten, oft klimatisierten Räumen, z.T. in Großraumbüros
-Überwiegend im Sitzen, zeitweise im Stehen und Gehen
-Umgang mit Bürokommunikationsmitteln und Datenverarbeitung, vor allem Arbeit am Bildschirm
-Tagesschicht
-Teilzeitarbeit möglich
-Gelegentlich Arbeit unter Zeitdruck (Terminarbeiten), Überstunden
-Verwaltungstechnischen Schriftverkehr erledigen
-Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle anfertigen
-Schriftverkehr nach außen abwickeln, zum Beispiel mit Auftraggebern, Kunden und Kundinnen, Lieferanten, Geschäftspartnern/-partnerinnen, Behörden, Verbänden
-Dienst- und Organisationspläne erstellen
-Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten
-Schriftsätze aller Art, Berichte, Aufstellungen, Statistiken und Zwischenbilanzen
Diese Arbeit kann sich jedoch auch auf die Psyche auswirken:
-Büroarbeit vor allem am Bildschirm, verbunden mit schriftlichen, telefonischen und persönlichen Kontakten
-Umgang mit Kunden, Lieferanten, Behörden, Versicherungen, Banken
-Überwiegend Einzelarbeit mit mehreren Personen in einem Raum
4.2.2 Arbeitszeiten
Sie arbeiten tagsüber zu den jeweils betriebsüblichen Arbeitszeiten.D.h.zwischen 8Uhr und 16Uhr findet die Arbeit statt. Meist ist Teilzeitarbeit möglich. Bei enger Terminlage können Überstunden anfallen.
4.2.3 Arbeitsvergütung
Die folgenden Angaben sollen als Orientierung dienen und einen Eindruck von der Bandbreite der Einkommen vermitteln. Da sie unverbindlich sind, können aus ihnen keine Ansprüche abgeleitet werden.
Sind Bürokaufleute Angestellte im Öffentlichen Dienst, bemisst sich das Einkommen nach dem Bundesangestelltentarifvertrag. Auch bei einer Beschäftigung in der privaten Wirtschaft haben Tarifverträge einen maßgeblichen Einfluss auf den Verdienst. Einkommen werden aber auch unabhängig von Tarifverträgen vereinbart.
Tarifbereich Private Reisebürobetriebe, Bundesgebiet West und Ost
In diesem Tarifbereich werden folgende tarifliche Vergütungen bezahlt:
Für Beschäftigte in den mittleren Vergütungsgruppen ein Monatsentgelt von € 1.626 bis € 2.270.
Eine Eingruppierung in die verschiedenen Vergütungsgruppen des Bundesangestelltentarifvertrags erfolgt nach Tätigkeitsmerkmalen. Die Vergütung setzt sich aus der Grundvergütung und dem Ortszuschlag zusammen. Gegebenenfalls wird das Einkommen noch durch Zulagen ergänzt.
Tarifbereich Öffentlicher Dienst, Westdeutschland
In diesem Tarifbereich werden folgende tarifliche Vergütungen bezahlt:
"Für Angestellte des Bundes und der Länder in den mittleren Vergütungsgruppen ein Monatsgehalt von € 1.687 bis € 2.009. Hier ist die Grundvergütung mit Ortszuschlag Stufe 1 und allgemeiner Zulage zu Grunde gelegt.
Die durchschnittlichen Verdienstmöglichkeiten der Bürokauffrauen:
Anfangsgehalt: zwischen 1200 Euro und 1800 Euro brutto
Meistens nach Tarifverträgen (je nach Branche)
Mit Berufserfahrung: zwischen 1800 Euro und 2500 Euro brutto
5. Weiterbildungen
Bürokaufleuten bietet sich eine Reihe von fachspezifischen Weiterbildungen, die gleichzeitig als Grundlage für einen beruflichen Aufstieg anzusehen ist.
Die Qualifizierungen setzen je nach Zielrichtung voraus, dass neben dem erforderlichen Berufsabschluss und umfangreicher praktischer Berufserfahrung gegebenenfalls auch die geforderten allgemein bildenden Voraussetzungen (Hochschulreife erfüllt werden.
In einigen Bundesländern können besonders qualifizierte Berufstätige mit abgeschlossener Berufsausbildung und entsprechender Berufserfahrung auch ohne Hochschulzugangsberechtigung ein Studium beginnen. Die jeweiligen Zugangsvoraussetzungen werden landesrechtlich geregelt.
Weiterbildungsmöglichkeiten:
Fach- und Betriebswirte/-wirtinnen, Fachkaufleute:
Fachwirt/in – Büro
Wirtschaftsfachwirt/in
Fachkaufmann/-frau – Büromanagement
Fachkaufmann/-frau – Personal
Betriebswirt/in (staatl. gepr.) – Bürokommunikation
Betriebswirt/in (staatl. gepr.) – Sekretariat
Betriebswirt/in (staatl. gepr.) – Person. Sozi., Ausbildungswesen
Betriebswirt/in (VWA)
Sonstige Sonderfachkräfte:
Organisator
Hochschulbildungsgänge:
Dipl.-Betriebswirt (FH)
Dipl.-Kaufmann/Kauffrau (Uni)
Dipl.-Ökonom/in (Uni)
Dipl.-Informatiker/in (FH) – Wirtschaftsinformatik
Dipl.-Informatiker/in (Uni) – Wirtschaftsinformatik
Dipl.-Verwaltungswirt/in (FH)
Dipl.-Dokumentar/in / Informationswirt/in (FH)
Betrieblich-organisatorische Veränderungen von Unternehmen gehören heute zum Berufsalltag. Insbesondere im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik müssen Bürokaufleute den eigenen Kenntnisstand den neuen Entwicklungen anpassen. Fachliche, aber auch methodische und organisatorische Qualifikationen können durch den Besuch von Lehrgängen erworben werden. Dies ist insbesondere auch dann erforderlich, wenn eine Spezialisierung auf einzelne Aufgabenfelder angestrebt wird.
6.Existenzgründung
Kaufleute für Bürokommunikation können ihren Beruf auch selbstständig ausüben, zum Beispiel mit einem Sekretariatsservice oder als Leiter/in eines Teleservice-Centers mit dem Schwerpunkt Büroservice.
Bei beabsichtigter Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit wird empfohlen, sich mit den Beratungsstellen der Kammern, der Arbeitsämter, Kommunalverwaltungen und sonstiger Träger, die Informationen vielfältiger Art anbieten, in Verbindung zu setzen. Eine kostenlose Informationsbroschüre zu allen Fragen der Existenzgründung ist im Arbeitsamt (BIZ) unter dem Namen BBZ Beruf Bildung Zukunft - Heft 9 erhältlich. Weitere Informationsbroschüren sowie eine Datenbank über staatliche Förderprogramme stellt auch das
Bundesministerium für
Wirtschaft und Arbeit
Postfach
11019 Berlin
Fon: 0 18 88/6 15-0
Fax: 0 30/20 14-70 10
eMail: info@bmwi.bund.de
Internet: http://www.bmwi.de
zur Verfügung.
Die
KfW Mittelstandsbank
Palmengartenstraße 5-9
60325 Frankfurt
Fon: 0 69/74 31-0
Fax: 0 69/74 31-28 88
eMail: info@kfw.de
Internet: http://www.kfw-mittelstandsbank.de
gibt Auskunft über Fördermöglichkeiten
Quelle(n) für dieses Referat: 1) www.job-future.de
2) www.berufenet.de
3) www.ezb-verbund.de
4) www.sk-koeln.de
5) www.buerokauffrau.de
6) www.arbeitsamt.de
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